Het Preventie-Jaarplan geeft je overzicht en houvast over de geplande actie’s en doelen die horen bij jouw taken als preventiemedewerker. Het gaat om taken die tot doel hebben om ongevallen en verzuim te voorkomen. 

Hoe, wat moet erin?

Een Preventie-Jaarplan opstellen is eenvoudiger en nuttiger dan je denkt. In de functieomschrijving preventiemedewerker staat beschreven welke verantwoordelijkheden jou toebehoren. Indien jou werkgever deze omschrijving niet heeft opgesteld is dit juist het moment om hier achteraan en mee aan de slag te gaan! 

De preventiemedewerker zal in ieder geval een belangrijke rol moet spelen bij: 

• de uitvoering en follow-up van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
• Actueel houden plan van aanpak
• samenwerking met en advies aan de ondernemingsraad
• de samenwerking met de bedrijfsarts aan preventie 
• het verzorgen van voorlichting en onderricht
• de opzet van een arbomanagementsysteem
• registratie en onderzoek van ongevallen
• het beantwoorden van arbo-vragen van medewerkers in de organisatie.

De preventiemedewerker en de RI&E

Iedere organisatie moet beschikken over een goede en complete inventarisatie van de gevaren en risico’s. Voor kleine organisaties zijn hiervoor basis-RI&E’s beschikbaar. Die kan de preventiemedewerker uitstekend zelf uitvoeren. In grotere of complexere organisaties is het uitvoeren van een RI&E, of onderdelen ervan, veel te ingewikkeld en zal echter meer deskundige ondersteuning nodig zijn.
Wat als je lasdampen of geluid wil gaan meten? Dat kun je natuurlijk beter aan een specialist overlaten. In zo’n geval zal de preventiemedewerker alleen de coördinatie voor zijn rekening nemen. Je ziet dus dat de precieze taken verschillen per bedrijf. En daarom moet je ook per bedrijf een functieomschrijving en een jaarplan maken. Daarmee verschuift je rol van de preventiemedewerker van zelf-uitvoerend naar participerend. Maar voer je wel de regie. Daartoe maakt je een goede planning en ben je het aanspreekpunt voor de externe deskundigen. 
Vervolgens speelt de preventiemedewerker een belangrijke rol bij de follow-up van de RI&E. Dit houdt in dat hij de totstandkoming van een plan van aanpak coördineert en de uitvoering daarvan bewaakt.

Preventiemedewerker en ondernemingsraad

Zo moeten preventiemedewerker en ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging) meer gaan samenwerken op het gebied van gezond en veilig werken. En dat is een goede zaak, want de eerste beschikt over praktijkkennis en de tweede over invloed. De nieuwe wet kent dan ook een verplicht jaarlijks overleg tussen preventiemedewerker en ondernemingsraad, bestuurder en externe arbodienstverleners. Een or kan de doelen voor dit overleg het beste formuleren samen met de preventiemedewerker.

Preventiemedewerker en bedrijfsarts

Ook moeten preventiemedewerker en bedrijfsarts samenwerken op het gebied van preventie van verzuim. 

De preventiemedewerker en communicatie

Voorlichting is een krachtig instrument bij preventie. Want mensen bewust maken van de gevaren in hun werkomgeving maakt dat zij hier anders mee omgaan. Daarom ontwikkelt de preventiemedewerker per (functie)groep een voorstel voor voorlichting en onderwijs aan medewerkers. Hij doet dit op basis van de RI&E. Omdat preventiemedewerkers daarnaast regelmatig contact hebben met het management en de ondernemingsraad, moeten zij beschikken over goed ontwikkelde sociale vaardigheden.

Arbomanagementsysteem: advies voor opzet

Goede arbeidsomstandigheden ontstaan zelden vanzelf. Daarom is het nodig om blijvend aandacht te besteden aan gezond en veilig werken. Dit betekent: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een organisatie duidelijk vastleggen, procedures opstellen en beleid regelmatig evalueren. Hierin kan de preventiemedewerker een belangrijke rol spelen: hij kan de leiding adviseren bij de opzet van een arbomanagementsysteem.

Arbeidsongevallen: registratie en onderzoek

Arbeidsongevallen in een organisatie goed registreren en onderzoeken is een must. Want van ongevallen kan een bedrijf leren. En dit helpt weer om soortgelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen. Het is dan ook precies daarom dat de preventiemedewerker het beheer heeft over het ongevallenregister. Logischerwijs moet een dergelijk register zich lenen voor analyse. Dat houdt in dat de gegevens in het register uitspraken mogelijk maken over het tijdstip van het ongeval, de plek en de medewerkers die erbij betrokken waren.

Vraagbaak voor collega’s

Dagelijks lopen medewerkers in een organisatie tegen problemen aan. Het is dan belangrijk dat zij snel antwoord krijgen op hun vraag. Bovendien heeft dit een krachtige preventieve werking. De preventiemedewerker moet in de organisatie bekend staan om zijn snelle en effectieve reactie.

Let op!

De werkgever is en blijft (eind)verantwoordelijk voor gezond en veilig werken binnen zijn organisatie. Het is de taak van de ondernemingsraad om het beleid daarover te toetsen. En waar nodig de werkgever hierop aan te spreken. Die beide partijen kunnen de preventiemedewerker bij de uitvoering van hun taak om advies vragen, maar de preventiemedewerker hoeft geen deel uit te maken van ondernemingsraad of het management.